Syftet med uppsatsen är att undersöka vad tjänstemän och ledning inom en statlig organisation som Fyrbodals kommunalförbund har för erfarenheter och uppfattningar om distansmöten. Studien har också haft i syfte att redogöra för vilka faktorer som anses som viktiga för respondenterna för att höja distansmötens kvalitet och effektivitet. I denna uppsats har möteskultur, mötesverktyg och möteshantering inom Fyrbodals kommunalförbund behandlats. Organisationen har jag valt att undersöka på grund av tidigare erfarenheter inom denna.

Fallstudien har använts som forskningsmetod med betoning på kvalitativa studier. Jag har haft en kvalitativ ansats i mitt uppsatsarbete med aspekter som användbarhet kring teknik, med individers erfarenheter och uppfattningar av distansmöten som huvudmål. De olika delmetoder som använts i denna fallstudie var semistrukturerade intervjuer och dokumentstudier, samt litteraturstudier. Genom att delvis använda mig av Unified Theory of Acceptance and Use of Technology, (UTAUT), med hjälp av vissa utvalda parametrar, kunde användbarhet kring teknik analyseras på ett effektivt sätt. UTAUT är en teori som bygger på åtta andra modeller för användaraccepterande av ny teknik. I mina intervjuer kunde jag fånga flera problem som faller inom ramen för användbarhet. Med hjälp av UTAUT kunde mönster och grupperingar urskiljas. Studiens resultat visar att distansmöten överlag är någonting positivt, ur den bemärkelsen att man slipper resa, kan spara pengar och att mötena blir effektiva. De viktigaste resultaten som påverkar effektivitet och kvalitet vid distansmöten, är en tydlig, förutbestämd uppgjord mötesstruktur med en utbildad mötesordförande som håller i mötena, samt återkommande utbildningar inom kommunikationsverktygen.

The purpose of the essay is to investigate what experiences and views officials and management, within a public organization such as Fyrbodals Kommunalförbund, have regarding distance meetings. Another purpose of the study is to account for what factors the respondents consider important in order to improve the quality and efficiency of distance meetings. In this essay meeting culture, meeting tools and meeting management within Fyrbodals kommunalförbund are focused. I choose to do the research in this particular organization due to earlier experiences in it, which have motivated me to study it further.

Case study, with the emphasis of qualitative studies, has been used as research method. I have had a qualitative approach in my essay, with aspects such as usability regarding technique and individuals' experiences and views of distance meetings as a main focus. The different methods used in this case study were semi structured interviews, studies of documents and literary studies. By partly using a few selected parameters of Unified Theory of Acceptance and Use of Technology, (UTAUT), usability regarding technique could be analyzed in an efficient manner. UTAUT is a theory based on eight other models for user acceptance of new technique. In my interviews, I was able to identify several issues, within the frame of usability. By using UTAUT, patterns and formations could be discerned. The results of the study show that distance meetings overall is something positive, due to the fact that they do not include travelling, can save money and because the distance meetings are efficient. The most important findings that affect efficiency as well as quality when using distance meetings were a clear, predetermined structure of the meeting using a trained chairman to lead them, and repetitive training of the communication tools.