This study explores the optimization of booking processes and meeting room usage at Trollhättan City Hall using digital tools. Given the city's rapid development, innovative solutions are now essential within the organization.

The aim was to examine how the booking tool meets employees' needs from both a human-centered and practical technological perspective. It also aimed to determine if optimizing the process increases meeting room usage. Employee experiences and needs, along with organizational needs, were identified through thematic analysis and triangulation. Findings revealed challenges such as inconsistent booking processes, limited room availability, and difficulty in locating them.

The conclusion highlighted the need to adapt the booking tool, embrace dynamic technology, and prioritize a human-centered approach to enhance efficiency in Trollhättan City Hall and align it with a learning organization. This research sheds light on how public entities can meet societal demands for flexibility and adaptation through ongoing knowledge exchange and process-tool integration. It's important to note that the findings are specific to this case study, making it challenging to gauge their transferability. Future research should explore broader audiences, suitable digital technologies, comparative studies, and the sustainability of existing booking processes.

Denna uppsats utforskar optimeringen av bokningsprocessen och nyttjandet av möteslokaler genom digitala verktyg inom Trollhättans Stadshus. I strävan efter ökad effektivitet inom organisationen och i takt med stadens snabba utveckling, har behovet av innovativa lösningar blivit alltmer ett krav.

Syftet var att utforska hur bokningsverktyget kan täcka medarbetarnas behov kopplade till bokning av möteslokaler utifrån ett människocentrerat perspektiv och teknologier i praktiken. Syftet var också att undersöka om optimeringen av bokningsprocessen kan bidra till ökat nyttjande av möteslokaler. Genom trianguleringsmetoden baserad på personliga intervjuer och en gruppintervju samt en tematisk analys, identifierades medarbetarnas upplevelser och behov samt behov på organisationsnivå. Resultatet visade på bland annat utmaningar med inkonsekvent bokningsprocess, bristfällig tillgänglighet av möteslokaler samt svårighet i att lokalisera möteslokaler.

Slutsatsen pekade på behovet att anpassa bokningsverktyget, ett nytt perspektiv på teknologi av en dynamisk karaktär samt ökat fokus på människocentrerat arbetssätt. Detta för att öka effektiviteten i stadshuset och få verksamheten att komma närmare den lärande organisationen. Denna forskning bidrar till förståelse kring hur offentliga verksamheter kan möta samhällets krav på flexibilitet och anpassning med hjälp av ett kontinuerligt kunskapsutbyte samt integration mellan arbetsprocesser och verktyget för bokning av möteslokaler. En viktig insikt är att studiens fynd baserades på en enskild fallstudie och är därmed anpassade efter stadshuset egna förutsättningar. Därmed är det oklart i vilken utsträckning forskningsfynden skulle kunna överföras på andra verksamheter. För en djupare förståelse rekommenderas vidare forskning för en bredare målgrupp, lämpliga digitala teknologier, jämförande studier och hållbarheten av den befintliga bokningsprocessen.